SAMARINDA.MEDIASATUKALTIM – Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga di Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim), Rasman Rading, menekankan urgensi digitalisasi arsip sebagai langkah penting dalam modernisasi pengelolaan dokumen pemerintahan.
Ia menjelaskan bahwa kegiatan pemusnahan arsip yang meliputi dokumen dari tahun 2005 hingga 2011, serta penyerahan arsip statis dari 2008 hingga 2011 sangat penting diadakan oleh Dispora Kaltim untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam manajemen arsip sekaligus untuk mengurangi beban penyimpanan dokumen fisik yang dapat mengganggu kelancaran administrasi.
“Pemusnahan arsip yang sudah tidak relevan sangat penting untuk mencegah penumpukan dokumen yang bisa menjadi beban bagi setiap dinas,” ungkapnya.
Ia juga menekankan bahwa proses pemusnahan harus dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku agar tidak terjadi penumpukan dokumen yang tidak perlu.
Rasman menambahkan bahwa digitalisasi sangat penting untuk memastikan aksesibilitas dokumen penting dalam format digital. Dia menegaskan bahwa dokumen penting seharusnya tidak hilang, terutama ketika menghadapi masalah hukum di mana keberadaan dokumen tersebut sangat diperlukan.
Ia menjelaskan lebih lanjut bahwa arsip yang dimaksud mencakup dokumen dari periode 2005 hingga 2011 yang sudah tidak relevan. Meskipun masih ada dokumen fisik, digitalisasi dianggap sebagai solusi yang lebih efisien untuk penyimpanan dan akses data.
“Keputusan untuk menghancurkan dokumen harus selalu mempertimbangkan relevansi dan kebutuhan informasi tersebut,” tuturnya.
Dengan mengadopsi digitalisasi arsip, Dispora Kaltim berharap dapat menciptakan sistem manajemen dokumen yang lebih efisien dan sesuai dengan regulasi yang ada, serta meningkatkan kualitas administrasi di lingkungan pemerintahan. (adv/a/ysa)
